Vietnam Pheasant Recovery Project

Position Title: Project Administrator

Hiring Organisation: Viet Nature Conservation One-member Co. Ltd.¹, Vietnam

Location of Job: Kim Thuy Commune, Le Thuy District, Quang Binh Province, Vietnam

Duration of Contract: 2 years, renewable.

Reporting to: Project Manager

Application Deadline: 28^th February, 2023

The Vietnam Pheasant is a Critically Endangered bird endemic to Vietnam. It has not been seen outside captivity since 2000, and it is feared that it may already have become extinct in the wild. However, an ex-situ population of about 1500 birds globally provides an opportunity to recover the species via reintroduction.

We are looking for a highly motivated, energetic individual with project administration skills and preferably with nature education and/or animal husbandry experience to join our team in Vietnam as Project Administrator on our Vietnam Pheasant Recovery Project.

Under the guidance of the Project Manager, the Project Administrator will assist with the establishment and operation of a conservation breeding centre designed to breed a founder population of Vietnam Pheasant suitable for reintroduction, accompanied by a nature education centre, situated in the Le Thuy district of Quang Binh province, close to one of the intended reintroduction sites at Khe Nuoc Trong nature reserve; and support nature education work.

The ex-situ conservation breeding team will recruit, lead, train and support a team of bird keepers and maintenance staff who will be responsible for the captive husbandry of the Vietnam Pheasant. They will be responsible for the health and welfare of the birds at the breeding centre and for rearing the birds and preparing them for reintroduction back into the wild through minimising human contact and behavioural training.

The ex-situ breeding team will also liaise with field teams who are responsible for delivering project objectives in potential reintroduction sites, participate in project strategy and planning through working with Viet Nature management and the Vietnam Pheasant Species Recovery Team (VPSRT), oversee the monitoring and evaluation of the project and provide regular reports to the VPSRT.

As the Vietnam Pheasant recovery project involves many international partners, donors and experts, the Project Administrator is required to have good English proficiency to communicate effectively in English with expatriate team members and act as an informal translator/interpreter for the team when necessary.

Primary Duties of the Project Administrator

The duties that fall under the purview of a project administrator are diverse. They range from the mundane to critical tasks that are fundamental to the project’s success. A project administrator is typically asked to do the following:

• Keep track of project budgets and project expenditures
• Help to set up project meetings, appointments, etc
• Organize venues, handle the minute-taking at meetings
• Assist with planning
• Keep the project calendar up to date
• Administrative duties, including organizing and keeping project filing system
• Track project progress
• Offer suggestions to improve efficiencies
• Maintain compliance regulations, including making required internal reports and reports to competent authorities
• Assist the Project Manager to assess team members’ performance
• Hire contractors, procure goods and services.

The successful candidate will be required to live on the site of the new conservation breeding centre which is in Le Thuy District, Quang Binh Province, central Vietnam; or preferably be a local to Quang Binh province. Accommodation will be provided which will be rent free except for a small contribution towards utilities (electricity etc).

The Project Administrator will work 5 days a week and will be entitled to 14 days paid annual leave a year plus 11 days national holidays.

The ideal candidate will have a combination of the following qualifications, experience, skills and personal qualities:

• At least 3 years practical experience in a relevant role, including project administration/coordination duties
• Educated to degree level in business management, business administration or related field
• Experience of working on a multi-faceted project including writing reports, managing budgets
• A team player, able to work under own initiative
• Good organization and time-management skills
• Excellent communication and IT skills
• Creative, adaptable and resourceful to meet the demands of a challenging environment
• Fluent in English.
• A Vietnamese nationality with Vietnamese as mother tongue.

For further details, including a detailed job description, and instructions about how to apply please go to xxxxxxx (INSERT LINK AT VIETNAM PHEASANT WEBSITE)

For enquiries about this role please contact Ms Pham Thi Mai Huong at huong.pm@thiennhienviet.org.vn

¹Viet  Nature Conservation One-member Co. Ltd. is a social enterprise, 100% owned by Viet Nature Conservation Centre (https://vietnature.org) which is a not-for-profit conservation organization in Vietnam with the aim of protecting and preserving Vietnam’s abundant biodiversity.  Viet Nature is working closely with WPA, EAZA, Birdlife International and the IUCN/SSC Galliformes specialist group on a long-term Recovery Plan to return the Vietnam Pheasant to the wild.

Dự án Phục hồi Gà lôi lam mào trắng Việt Nam

Vị trí: Quản trị viên dự án

Đơn vị tuyển dụng: Công ty TNHH MTV Bảo tồn Thiên Nhiên Việt¹, Việt Nam

Công tác tại: Xã Kim Thuỷ, huyện Lệ Thuỷ, tỉnh Quảng Bình, Việt Nam

Hợp đồng: 2 năm, có thể tái ký.

Báo cáo cho: Quản lý dự án

Thời hạn ứng tuyển: 28/02/2023

Gà lôi lam mào trắng Việt Nam là loài chim thuộc diện Rất nguy cấp và đặc hữu của Việt Nam. Nó không được nhìn thấy ngoài môi trường nuôi nhốt kể từ năm 2000, và người ta sợ rằng nó có thể đã tuyệt chủng trong tự nhiên. Tuy nhiên, quần thể ngoại vi gồm khoảng 1500 cá thể trên toàn cầu cho chúng ta một cơ hội để phục hồi loài này thông qua việc nhân nuôi và tái thả vào tự nhiên.

Chúng tôi đang tìm kiếm một ứng viên đầy nhiệt huyết, năng động tham gia vào đội nhóm tại Việt Nam với vị trí Quản trị viên dự án cho Dự án Phục hồi Gà lôi lam mào trắng Việt Nam với các kỹ năng quản trị dự án, ngoài ra, kinh nghiệm về giáo dục môi trường và/hoặc kinh nghiệm chăn nuôi động vật sẽ là một lợi thế.

Dưới sự hướng dẫn của Quản lý dự án, Quản trị viên dự án sẽ hỗ trợ việc thành lập và vận hành trung tâm nhân nuôi bảo tồn để nhân nuôi quần thể Gà lôi lam mào trắng đầu tiên tại Việt Nam phù hợp cho việc tái thả và một trung tâm giáo dục môi trường tại huyện Lệ Thuỷ, tỉnh Quảng Bình – gần với một trong những địa điểm dự định tái thả tại Khu dự trữ thiên nhiên Động Châu- Khe Nước Trong. Ngoài ra, quản trị viên dự án cũng tham gia hỗ trợ công việc giáo dục môi trường.

Đội ngũ nhân nuôi bảo tồn ngoại vi sẽ tuyển dụng, dẫn dắt, đào tạo và hỗ trợ đội ngũ nhân viên trông giữ chim – đội ngũ có trách nhiệm chăm nuôi Gà lôi lam mào trắng Việt Nam. Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo sức khoẻ và phúc lợi của các cá thể gà tại trung tâm nhân nuôi, và chịu trách nhiệm cho việc nuôi dưỡng chúng để chuẩn bị cho việc tái thả vào tự nhiên thông qua việc giảm thiểu sự tiếp xúc với con người, đồng thời huấn luyện hành vi.

Đội ngũ nhân nuôi bảo tồn ngoại vi cũng sẽ liên hệ với nhóm thực địa – nhóm chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu của dự án tại các địa điểm tái thả tiềm năng, tham gia vào việc lên chiến lược và kế hoạch thực hiện dự án cùng với đội ngũ quản lý của Thiên nhiên Việt và Đội ngũ Phục hồi loài Gà lôi lam mào trắng Việt Nam (VPSRT), giám sát việc giám sát và đánh giá dự án và cung cấp báo cáo định kỳ cho VPSRT.

Do Dự án phục hồi loài Gà lôi lam mào trắng Việt Nam có sự tham gia của nhiều đối tác, nhà tài trợ và chuyên gia quốc tế, Quản trị viên dự án được yêu cầu có trình độ tiếng Anh tốt để giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh với các thành viên người nước ngoài và đóng vai trò người biên dịch/phiên dịch cho nhóm khi cần thiết.

Các nhiệm vụ chính của Quản trị viên dự án

Các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của quản trị viên dự án khá đa dạng. Bao gồm từ các nhiệm vụ thông thường hàng ngày đến các nhiệm vụ quan trọng là nền tảng cho sự thành công của dự án. Một quản trị viên dự án thông thường sẽ được yêu cầu làm những công việc sau:

• Theo dõi nguồn ngân sách và chi tiêu của dự án
• Hỗ trợ tổ chức các buổi họp, gặp mặt, thảo luận dự án, v.v.
• Sắp xếp địa điểm, phụ trách ghi chép biên bản các cuộc họp
• Hỗ trợ lên kế hoạch
• Luôn cập nhật lịch sự kiện của dự án
• Các nhiệm vụ hành chính, bao gồm sắp xếp và lưu trữ hệ thống tài liệu dự án
• Theo dõi tiến độ dự án
• Đưa ra các kiến nghị, đề xuất để cải thiện tính hiệu quả
• Đảm bảo việc tuân thủ quy định, bao gồm làm báo cáo nội bộ theo yêu cầu và báo cáo cho các cơ quan có thẩm quyền
• Hỗ trợ Quản lý dự án đánh giá thành tích và biểu hiện của các thành viên trong nhóm
• Thuê đội nhân công, mua sắm thiết bị và dịch vụ.

Ứng viên trúng tuyển được yêu cầu sinh hoạt tại cơ sở trung tâm nhân nuôi bảo tồn mới tại huyện Lệ Thuỷ, tỉnh Quảng Bình (miền trung Việt Nam); hoặc là người dân địa phương của tỉnh Quảng Bình sẽ là một lợi thế. Chỗ ở sẽ được cung cấp và được miễn phí cho thuê nhưng không bao gồm chi phí tiện ích sinh hoạt (điện, nước, v.v.).

Lương theo thoả thuận. Quản trị viên dự án sẽ làm việc 5 ngày/tuần và được hưởng 14 ngày nghỉ phép mỗi năm và 11 ngày nghỉ lễ quốc gia.

Ứng viên tiềm năng cần có trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và những phẩm chất như sau:

• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế tại một ví trị liên quan, với các nhiệm vụ quản trị/điều phối dự án
• Được đào tạo trình độ đại học về quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực chuyên môn liên quan
• Kinh nghiệm làm việc trong một dự án đa nhiệm bao gồm viết báo cáo và quản lý ngân sách
• Tinh thần đồng đội, có khả năng làm việc chủ động
• Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian tốt
• Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng máy tính tốt
• Sáng tạo, dễ thích nghi và tháo vát để đáp ứng yêu cầu của một môi trường đầy thách thức
• Tiếng Anh trôi chảy
• Là người quốc tịch Việt Nam với ngôn ngữ tiếng Việt là tiếng mẹ đẻ

Thông tin chi tiết, bao gồm mô tả công việc chi tiết, và hướng dẫn ứng tuyển, vui lòng truy cập đường link sau: https://vietnampheasant.org/

Các câu hỏi về vị trí này vui lòng liên hệ Bà Phạm Thị Mai Hương tại huong.pm@thiennhienviet.org.vn

¹Công ty TNHH MTV Bảo tồn Thiên nhiên Việt là một doanh nghiệp xã hội, sở hữu 100% bởi Trung tâm bảo tồn Thiên Nhiên Việt (https://vietnature.org) – một tổ chức bảo tồn phi lợi nhuận tại Việt Nam với mục tiêu bảo vệ và bảo tồn sự đa dạng sinh học của Việt Nam. Thiên Nhiên Việt đang hợp tác chặt chẽ với WPA, EAZA, Tổ chức bảo tồn chim quốc tế và nhóm chuyên gia IUCN/SSC Galliformes trong Kế hoạch Phục hồi dài hạn để đưa loài Gà lôi lam mào trắng quay lại tự nhiên.